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沙龙日程(最终).docx

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沙龙 日程 最终
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时间 安排事项 地点 负责人 备注说明4.7 下午 前往办公室申请宣传场地、及宣传物资待定 需在 16:30~17:30 前往办公室完成申请;宣传物资须包括帐篷、展架、桌子、椅子(如需要)4.7 晚 沙龙组工作汇报会议待定 沙龙组全体人员会议时间为当晚部门例会结束后的时间,主要是汇报每人的工作进度,包括场地情况,嘉宾的确定情况,负责海报构思的艺旋汇报构思结果,汇报并讨论沙龙的物资准备情况,包括纪念品、嘉宾礼品、茶水等,曾滔需要汇报场地的设备情况,包括是否有投影仪、扩音器、场地人数容纳量。(注:以上列出的只是我们需要首要关注的事项,其他如当天活动流程也应详细汇报)4.8 中午12: 00初步确定沙龙举办场地,并确定当天所需物资、设备,做成Excel 表格发给罗苗及卓翰曾滔 文件发给罗苗的用邮箱,发给卓翰的用 QQ 离线文件;若当天无法完成场地、物资、设备的确定工作,最迟要在 4.16 晚 20:00 前确定4.8 下午 完成宣传海报、展架的设计构思,当晚 20:00 前向罗苗与卓翰汇报,以形成定稿。艺旋、罗苗、卓翰相关细节由负责人私下讨论4.9 中午 宣传海报、展架的设计构思形成定稿艺旋、罗苗、卓翰定稿需由艺旋整理,并由艺旋完成 NS 工作室的宣传制品制作的申请表格,准备下午向工作室提交申请4.9 下午 向工作室提交宣传制品制作申请艺旋 需在 17:30 前完成;艺旋需随时跟进海报、展架的设计进度,留待作进度报告4.9 晚 确定沙龙嘉宾 艺旋 线上汇报即可;若当天嘉宾仍未确定,最迟要在 4.17 中午 12:00前确定4.10 晚 线下会议 待定 沙龙组全体人员汇报工作进度;进行分工,包括策划书各部分的分工、宣传文案的分工;尽量当晚会议决定出主持人;确定沙龙标题;汇报及讨论确定设点宣传地点和海报粘贴地点4.11~4.12 完成策划书1.0;完成微信推送及公文通的活动预告 1.0;完成 3 条预热微博;完成主持稿1.0(注:主持稿要有应急版本,除正常版外还需考虑嘉宾无法出席、PPT 无法使用等情况) ;完成 PPT1.0;负责各部分分工的沙龙组成员每人需将自己的任务于 4.12 晚20:00 前发给罗苗与卓翰;场地负责人员在周末考察场地,考虑好场地布置4.13 晚 线下会议 待定 沙龙组全体人员就策划书 1.0,、主持稿 1.0、活动预告 1.0(不包括 3 条预热微博) 、PPT1.0 等存在的问题进行讨论;各人员需在 4.14 晚 20:00 前完成1.0 到 2.0 的过渡版本,最起码要有个基本构思,留待 4.14 晚部门例会结束后进行讨论(注:过渡版本无需发给罗苗和卓翰) ;艺旋汇报海报、展架的设计进度4.14 中午 确定活动预告定稿待定 活动预告负责人再对宣传文案进行修改后发给罗苗和卓翰确认,若无异议,则定为最终版4.14 晚 部门内部征集沙龙线下设点宣传人员;部门例会后举行线下会议待定 沙龙组全体人员先在部门例会上提出线下设点宣传人员的征集通知,当晚再飞信确认;汇报工作进度,明确各细节问题4.15 上午 面向校会征集沙龙线下设点宣传人员罗苗、卓翰4.15~4.16 方案、活动预告、主持稿、PPT2.0负责各部分分工的沙龙组成员每人需在 4.16 中午 12:00 前将各部分 2.0 版发给罗苗和卓翰4.16 晚 线下会议 待定 沙龙组全体人员讨论 2.0 存在的问题;艺旋汇报展架、汇报的设计进度,保证在4.17 中午 12:00 前完成设计样品;2.0 最迟需在 4.19 成定稿4.17 上午 发第一条预热微博;再次确认嘉宾、活动物资待定4.17 中午 确认宣传制品设计完成,包括海报、展架艺旋 确认工作需在当天 12:00 前完成4.17 下午 联系商家进行宣传制品的制作待定 需在当天晚 19:00 前完成4.18~4.19 沙龙当天物资的准备,包括购买、租赁;主持人做好准备工作待定 若投影仪、扩音器等设备需要租赁,最迟要在 4.22 中午 12:00 确认到位4.18 上午 第二条预热微博4.19 上午 第三条预热微博 待定4.19 下午 确认宣传制品到位待定4.19 晚 将策划书各部分汇总为策划书最终版;贴海报贴海报:西南宿舍区、斋区宿舍区待定、霭婷(汇总)每人需将自己负责的策划书的一部分于 18:00 发给霭婷;霭婷需在 20: 00 前将汇总后的策划书发给罗苗和卓翰;海报需在当晚贴完4.20 上午 征集沙龙现场工作人员罗苗、卓翰在校会内进行人员征集4.20(-3)上午在公文通、微信推送及微博上发布活动预告待定 微博上的活动预告可以直接使用微信推送的截图;开始接受沙龙报名4.21(-2)&4.22(-1)10:40~11:20将宣传物资搬至宣传点办公室、学活广场、南图门口待定(每个宣传点保证有一个学术部人员)4.21(-2)&4.22(-1)11:20~12:30设点宣传 学活广场、南图门口待定4.21(-2)&4.22(-1)12:30~13:00将宣传物资搬回办公室办公室、学活广场、南图门口待定 若办公室未要求中午要将宣传物资换回,则可将桌子、帐篷留在宣传点,留待下午使用;展架、椅子则需搬回办公室4.21(-2)&4.22(-1)16:00~16:40将宣传物资搬至宣传点办公室、学活广场、南图门口待定(每个宣传点保证有一个学术部人员)4.21(-2)&4.22(-1)16:50~18:00设点宣传 学活广场、南图门口待定4.21(-2)&4.22(-1)18:00~18:30将宣传物资搬回办公室办公室、学活广场、南图门口待定4.22(-1)下午发短信给沙龙嘉宾做再次确认艺旋4.22(-1)晚线下会议;清点沙龙举办所需的现场物资待定 沙龙组全体人员讨论第二天即沙龙举办当天的各种情况;做好相关部署4.23(0)上午再次清点沙龙举办所需的现场物资;确认当天现场人员的到位石头坞 曾滔4.23(0)下午提前 1 小时到沙龙举办地进行场地布置;沙龙开始待定 沙龙成员及全体现场人员
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