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秘书处工作计划.doc

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秘书处 工作计划
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Comment [M1]: 这是个好活动,但请不要像去年一样搞成一个形式化的活动,这个活动是要真正发现问题,解决问题的,直白的说就是 1.不要事先找好发言人 2.不要讨论一些根本不可能有结论的话题,比如去年又一次的话题是“大一学生不愿意被拉去做观众,而院里的部长又不得不服从校会的安排,该怎样解决这个问题“这就是个讨论不出结果的话题。Comment [M2]: 以后做成 1.5倍行距。Comment [M3]: 班支还是单纯班长要明确。Comment [M4]: 活动场地至少提前一周批,还有到时候可能用多媒体设备,开柜需要教职工卡,提前借卡。Comment [M5]: 我也可以去的。1秘书处工作计划一. 我们的活动2014年我们不仅继承老部长开创的三个活动:新生调查问卷、学干讲堂和百科知识竞赛。并且计划开展另一个崭新的活动——班长交流会。以下是各活动的策划案及遇到的问题和解决方法:二.各个活动策划案及存在的问题和解决办法1.2014班长交流会一.活动背景经过黑色六月的奋战,你们终于脱颖而出,以成功者的身份顺利考入了华中农业大学,这里是你们展翅翱翔的天空,是你们大展拳脚的舞台,是你们造就未来的天堂。美丽的校园环境、丰富的校园文化将洗去你们身上的尘土,为你们塑造一个全新的自我。班支交流会将为你们创造一个资源分享、经验总结、广交朋友的平台,让你们大一一年的班长生涯变得更加多姿多彩。二、活动目的让大一、大二新任班长更好地适应和熟悉班长这个不可或缺的职位并顺利融入大学这个圈子。水产学院和外国语学院将联合举办 2014年班长交流会。三.活动时间2014年 10月 12日 时长 2个小时四.活动地点人文楼 M211五.活动参加人员 1.水产学院 12级、13 级新任班长共 15人;2.外国语学院 12级、13 级新任班长共 16人;3.水产学院和外国语学院秘书长、副秘书长及干事4.特邀嘉宾:校秘书处副部长:外国语学院团委副书记:沙程程水产学院团委副书记:宋晓然水产学院主席:文殿猛水产学院青年传媒中心主任:林笛5.主持人:楼志威、龚秀英6.摄影:任英(外院) 、王晓梅(水产院)六.活动流程(一)活动前期1.水产学院秘书处和外国语学院秘书处策划活动及人员安排。2.水产学院秘书处负责借教室和会议主持以及 PPT的制作。23.外国语学院秘书处负责书写活动策划方案。4.外国语学院秘书处负责购买活动所需奖品、表格等物资。5.水产学院秘书处负责购买零食、水果等。(二)活动内容1.导入环节 10‘主持人甲:大家下午好,欢迎来到本次班长交流会,这里将给你另一个认识自我和广交朋友的机会。我是来自水产学院的楼志威。主持人乙:大家好,我是来自水产学院的龚秀英。这位是特邀嘉宾外国语学院团委副书记:沙程程水产学院团委副书记:宋晓然水产学院主席:文殿猛水产学院青年传媒中心主任:林笛。这位是水产院的秘书长郝前锦,这位是外院秘书长徐路路。下面请每位班长进行自我介绍。2.热身环节 25’主持人:“ 找呀找呀找朋友,找到一个好朋友;敬个礼握握手,你是我的好朋友。 ”(主持人必须唱出来)为了帮助大家更好的认识对方,牢记对方的名字。下面我们进行第一个很刺激很好玩的热身游戏—寻人游戏。一听名字就很特别吧?规则也很特别哦。请大家仔细听游戏规则:1.首先每位同学会拿到一张寻人游戏的工作表。2.每位班长以最快的速度找到与表格中相匹配的人在表格中签名,每人只能签一个格子。3.最先获取全部签名者为胜利者,领取精美小礼物一份。未获取全部签名的同学将选择在场的一位异性,对他/她唱“你是我的小呀小苹果,怎么爱你都不嫌多” 。3.游戏环节:记忆力大考验 45‘主持人:作为一名尽职尽责的班长,每天要记住很多大大小小的事情。下面——展现你们能力的时候到了!现在进行游戏记忆力大考验,下面请大家仔细听游戏规则哦:1. 所有人围成一圈,从第一个人开始说“今天我吃了一个三明治” (三明治可换成任意食物)2. 然后第二个人接着说,我吃了一个三明治,两个烤肠(第二个食物名不能与第一个食物名重复)3. 像这样一直传下去,每传一个人就必须重复前面的食物名,另加一个新的食物名。4. 有人中途出错出局后,其他人重新开始。直到剩下最后的三名同学,每人获得精美小礼物一份。4.优秀老班长展示环节 55’外国语学院优秀班长刘栩汝/胡曼曼以及水产学院优秀班长赵岩 /张天一等人为新班长做展示。5.新老班长交流环节 85‘1.首先由新班长们提出问题,13 届优秀班长为他们一一解答。2.然后由 13 届优秀班长提出问题刁难在场的新班长。6.结束语 90’Comment [M6]: 这不叫活动主题,最多叫活动目的。3主持人:今天的交流会到这里就结束了,希望通过这次的交流会能够让新任的班长们尽快熟悉班级事务也使各个班级之间的联系更加紧密。最后,祝愿大家能够齐心协力把各个班级办得越来越好,也祝愿外国语学院和水产学院友谊长存。七.活动注意事项(1)各负责人需维持会场纪律以确保活动有序进行。(2)活动结束后,打扫卫生,恢复场地清洁。(3)及时询问相关负责人关于活动的优缺点方面的问题。(4)活动预算:150 元外国语学院秘书处水产学院秘书处 二〇一四年七月四日2.学干讲堂活动策划书(时间有变动)一. 活动名称学干讲堂二. 主题背景(一)活动主题思想的交流、问题的深思、全方位的探讨。由学生干部带头,发表自己的观点,反思各种现象,剖析各类主题,深刻挖掘其中的真正内涵。(二)活动背景团委学生会是一个为学生服务的组织,在每位学生干部坚守自己所管辖的岗位,努力做好学生工作,为学生服务,维护权益的同时, 我们在组织,纪律,团队凝聚力等各个方面上,暴露出了许多问题,然而却缺乏一个大家开诚布公,协调交流,坦然说出自己的真实想法,提出意见建议的环境。作为一个整体,我们需要像一个大家庭一样,发现了问题就该去解决而不是忽视放任它。(三)活动意义通过学干讲堂这个活动,让部长级学生干部在分析问题,锻炼自己口才以及立场应变的能力的同时,也让他们相互之间取得更好的交流,并且加强各部门的宣传让其他人更好的了解学生会。最重要的是能够剖析我们学生干部现在存在的问题所在,进行交流以及探讨,谈谈自己的真实想法,寻找解决问题的思路。三. 活动概况(一) 基本信息1. 活动时间:每次大型活动结束后选择某一天的晚上,起始时间视情况而定,时长 1个小时左右 2. 活动地点:人文楼副楼会议室 102。3. 活动对象:①主要对象:外院团委学生会各学生干部(包括主席团,部长,副部、干事;部长必须参加,每次可带 1-2名干事旁听)②次要对象:各年级各个班的班委等(有兴趣的学生均可参加)4. 主办单位:外院团委办公室、秘书处(二) 活动流程1. 准备前期:4①通知事宜:在学干讲堂举行的前一周的周二部长例会上会通知由辅导员确定的本期学干讲堂的主题(如:如何加强团队执行力等) ,各个部长根据所获得的主题,准备自己在学干讲堂上的演讲;在接下来的班支例会上由团委办公室、秘书处人员通知班长支书本期学干讲堂的大致内容,并呼吁各年级各班级感兴趣的同学积极参与。②宣传事宜:根据本期所通知的主题,由团委办公室、秘书处人员在相应平台(例如 QQ、人人、微博) ,公告栏进行一定的宣传并号召部长级学生干部进行转发和相互告知。2. 活动期间:①确定好学干讲堂时间后,通知各部长到人文楼副楼会议室 102 参加活动,在团委办公室、秘书处相关工作人员的组织下签到。②人员基本到齐后由团委办公室、秘书处相关主持人员致对应的开场白,然后由各部长按照签到顺序进行依次演讲。③期间由团委办公室、秘书处相关主持人员根据现场情况进行适当的串讲,活跃现场气氛,适时也可邀请听众分享自己的观点。④最后由辅导员或主席团成员随机选择在场未发言的旁听人员,谈谈他们听后的感悟,再由辅导员或主席团成员为本次学干进行总结。⑤由主持人致结束词,宣布此次活动结束,所有人有序的离场。四. 工作安排(主要工作组织人员为团委办公室、秘书处成员)1. 活动前期于前一周周二前同辅导员取得联系确定主题,在周二部长例会时通知下去,编写相应的宣传词并通过适当的方式进行宣传。2. 该周周二发短信提醒各部长活动时间准时到场并统计不能到场的人员,可以根据情况邀请辅导员以及校部考核人员的参加。3. 活动开始前到达人文楼副楼会议室 102 进行准备,摆放好板凳桌椅,等待参加人员的到来。4. 组织签到,确认准确无误后开始本期学干讲堂。5. 负责主持工作,进行适当的串讲,活跃现场气氛。6. 期间进行活动记录,会后进行汇总,并且完成一篇活动心得,最后在公告栏上进行公示。7. 活动完毕后,组织参与人员离场并对活动室进行简单的整理。外国语学院团委办公室、秘书处2014 年 7 月 8 号出现的问题:学干讲堂的宣传力度不够。解决办法:将学干讲堂开展将其作为一个固定的例会式,有助于提高重视,同时加大宣传力度。53.新生调查问卷出现的问题:许多同学敷衍了事,没有认真对待。解决办法:挑选出新生代表来填问卷,相对集中起来回答问题。另外,去年的调查问卷今年可以利用起来并加以完善,调查更多的同学们喜欢的有益的活动。4.英语国家百科知识竞赛出现的问题:竞赛过程中,偶尔一两道试题出现错误。题库资料不可靠。解决办法:加大题目及答案的审核力度,多次检查比赛试题,保证其正确性。三.部门中存在的问题及解决方法1.部门中干事们有时不能保质保量的完成任务并相互推诿责任。干事们有时不能做好把工作做得尽善尽美,未严格要求自身,只停留在把工作完成的程度上;有时会把稍棘手的任务直接交给部长,而不是尽全力完成自己分内的事。长此以往,会增加干事们的惰性及部长的负担,它带来的负面影响不容小觑。解决方法:招干初便定好规矩,包括做表格、做工作总结、收集年度鉴定表、通知消息及联系部长班长的标准和详细要求。比如做表格和工作总结,首先要熟练掌握 Word 和 Excel 的运用,并严格按照一定的形式、字体、边框、字号做。并灌输给干事们一个理念,每件事都要力求完美。若每个人都能尽心尽责的完成每项任务,便能提高整个部门的执行力。2.签到工作后期干事们并未按部长要求一齐去签到,而是单个签到。关于签到,部门的安排是周三一批人去签到,周四另一批人去签到,并且人员不固定,周日集体签到。但到下半学期,干事们签到时间不仅由原来的 9:30 改为 9:20 甚至9:00,签到人数也慢慢减少,由集体签到改为单独签到。这不仅妨碍与校部及其他部门的沟通交流,而且影响秘书处这个部门的整体形象。解决方法:定好签到时间和签到人数并严格执行,部长及副部不定期进行抽查,并定期去校部了解我们部门日常沟通交流情况;对于不按要求做的干事视情节严重情况给予相应的惩罚,比如写 200-500 字检讨并进行口头教育。严格的奖惩制度是维系整个部门日常工作正常运转的有力保障。既然设定了相关要求就一定要严格执行以维护秘书处认真严谨的伟大形象。3.干事们有时借上课的理由,推脱部门事务,导致部门缺人手。这种风气一旦形成会造成所有干事们懒散不作为的行为,严重影响整个部门的执行力。解决方法:开学初拿到每个副部、干事们的课表并根据上面的时间进行合理安排。这有利于工作的高效进行和任务的合理分配,尤其在一些大型活动中,确保人员人数十分重要。4.与校部及其他各院的交流不够。我院秘书处在每次签到时,与其他各院及校部的交流不够,这在每月的校部评价中也被提到过多次,干事们不够积极,把签到仅作为签到,往往提前去,人比较少,签到完后就匆匆离去,甚至有时候都见不到其他院的干事们,这对我们的发展极为不利,更不利于我们将自己本院推销出去,让别人了解我们。解决方法:每天晚上九点半去签到,此时人比较多,可以增加交流的机会,鼓励干事们积极主动去和别人交流,学习经验。增加和校部的交流,学习。对做6的好的干事予以鼓励。
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